W2 frente a W4: ¿Cuál es la diferencia?

La diferencia entre los formularios W-2 y W-4 del IRS radica en quién completa los documentos. Al comenzar un nuevo trabajo, los empleados completan el Formulario W-4 para determinar la cantidad de impuestos que los empleadores deben retener de sus cheques de pago. Al final de cada año, los empleadores presentan el Formulario W-2 para indicar la cantidad que se retuvo. Tanto el IRS como los empleados necesitarían una copia del Formulario W-2 al final del año para ver el monto total retenido y si los empleados pueden esperar un reembolso de impuestos.

En este artículo, compararemos más los formularios W-2 y W-4 y veremos cómo completarlos.

W-2 vs W-4: una descripción general rápida de los conceptos básicos

Aquí hay un vistazo a los elementos clave de los formularios W-2 y W-4 para ayudarlo a evitar confusiones.

¿Quién llena el formulario?

Formulario W-4: Todos los empleados en su nómina deben completar un W-4 dentro de su primer mes en el trabajo. Puede encontrar el formulario W-4 aquí .

Formulario W-2: Los empleadores deben presentar un W-2 para cada empleado al IRS al final de cada año. Los empleadores también deben proporcionar a los empleados una copia de su W-2 antes del 31 de enero. Incluso si no recaudó ningún impuesto sobre la renta, el Seguro Social o Medicare de los empleados, aún deberá presentar un W-2 para cada empleado que pagó. $600 o más. Puede encontrar el formulario W-2 aquí .

¿Cuál es el propósito?

Formulario W-4: El formulario indica cuánto debe retenerse del cheque de pago de cada empleado y enviarse al IRS. La cantidad dependería de factores tales como el estado civil del empleado, el número de dependientes y la preferencia de retención personal.

Formulario W-2: este formulario de fin de año informa las ganancias de un empleado individual, incluido el salario bruto, las propinas y las bonificaciones, así como sus contribuciones de impuestos federales, que abarcan los impuestos del Seguro Social y Medicare. Cualquier retención adicional, como contribuciones a planes de jubilación, también aparecerá en el W-2.

¿Cuándo se presenta?

Formulario W-4: por lo general, los empleados deben enviar el Formulario W-4 una vez cuando comienzan un nuevo trabajo. Sin embargo, tendrían que volver a llenar el formulario cada vez que cambie su situación financiera personal y necesitan más o menos retención de cada cheque de pago.

Formulario W-2: Como se mencionó anteriormente, los empleadores deben presentar el Formulario W-2 cada año. Los empleadores deberán enviar una copia a sus empleados y al IRS antes del 31 de enero para informar las retenciones del año anterior.

W-2 vs W-4: Cómo llenar los formularios

Aunque los dueños de negocios son responsables de los formularios W-2, es posible que deba ayudar a los empleados a completar sus formularios W-4. Aquí hay instrucciones para completar ambos formularios.

Instrucciones para el formulario W-4

El formulario W-4 del IRS, titulado Certificado de asignación de retención del empleado, solicita la información personal de un empleado, como la dirección de su casa y el número de Seguro Social. Los empleados también deben especificar si son solteros, casados ​​o casados ​​pero declaran impuestos por separado.

Los empleados deben indicar cuántas asignaciones reclamarán. Cuantas más desgravaciones reclamaran, menor sería su retención fiscal. Las asignaciones se pueden reclamar por cosas como tomar deducciones personales detalladas, tener un hijo o dependiente calificado o tener más de un trabajo.

Los empleados divulgarían la cantidad total de asignaciones que reclaman en su W-4, así como cualquier cantidad adicional que les gustaría retener de cada cheque.

Los empleados pueden querer aumentar sus retenciones si tienen más de un trabajo a la vez, si su cónyuge también tiene un trabajo o si obtienen ingresos de fuentes que no están sujetas a retención. Sin hacer un ajuste, los empleados podrían adeudar impuestos o intereses y multas adicionales al presentar su declaración anual de impuestos.

Los empleados podrían considerar reducir su retención si son elegibles para créditos fiscales, como un crédito por hijos u otros dependientes, o deducciones.

En muchos casos, los empleados deben pagar impuestos estatales además de los impuestos federales, y también deberán presentar formularios de retención específicos del estado.

Instrucciones para el formulario W2

Los empleadores deben presentar el Formulario W-2, la Declaración de impuestos y salarios del IRS, para cada empleado que reciba al menos $600 en salarios de su negocio, incluso si no retuvo ningún impuesto sobre la renta, Medicare o Seguro Social, aunque hubiera tenido que hacerlo. retener el impuesto sobre la renta si un empleado no reclamó una exención de retención en su W-4, o si solo reclamó una asignación.

El formulario requiere el número de Seguro Social del empleado y el número de identificación patronal (EIN) de la empresa. Además, deberá proporcionar la dirección del empleado y de la empresa. El formulario también requiere que divulgues la compensación total del empleado por el año, incluidos los salarios y las propinas, y la cantidad de impuestos federales sobre la renta, impuestos del Seguro Social e impuestos de Medicare que retuviste.

Los empleados necesitan sus formularios W-2 para presentar su declaración de impuestos anual. Al preparar su declaración de impuestos federal, el monto de la retención que informó como su empleador se restaría de su factura de impuestos. El monto de retención informado determinaría si el empleado puede esperar un reembolso o si necesitaría hacer un pago adicional.

También deberá proporcionar un W-2 al gobierno de su estado que indique cuánto impuesto estatal sobre la renta retuvo de cada empleado, además de cuánto ganaron.

Pasos para presentar un W-2 o W-4

Puede subcontratar sus obligaciones fiscales y de nómina a un proveedor de servicios de nómina de terceros. Muchos servicios pueden manejar la retención, declaración y pago del Seguro Social, Medicare e impuestos sobre la renta y garantizar que cumpla con todos los plazos de presentación.

Por ejemplo, el proveedor de servicios de nómina Gusto calcula y paga automáticamente todos los impuestos federales, estatales y locales en nombre de los dueños de negocios. Gusto también emite formularios W-2 y otros formularios de impuestos y los envía a sus empleados.

Durante el proceso de incorporación de nuevos empleados, su servicio de procesamiento de nómina podría recopilar formularios W-4 junto con otra información personal para mantener en archivo, como información de contacto y detalles de cuentas bancarias para depósitos directos.

El IRS alienta a los empleadores a presentar formularios digitalmente para ahorrar tiempo. Puede esperar recibir una confirmación por correo electrónico dentro de las 24 horas posteriores a la presentación. También puede ser más seguro que enviar formularios en papel por correo. Aunque los empleadores pueden presentar formularios W-2 en papel por correo, los depósitos de impuestos deberán realizarse por separado.

Si subcontrata sus responsabilidades de nómina, tenga en cuenta que, en última instancia, todavía está en el gancho. Puede estar sujeto a multas o intereses si su servicio de nómina no realiza pagos o depósitos al IRS.

Los depósitos digitales deben realizarse a través del Sistema de Pago Electrónico de Impuestos Federales (EFTPS). Es posible que desee asegurarse de que su proveedor de servicios de nómina utilice EFTPS. También puede registrarse para usar el sistema para enviar depósitos usted mismo o realizar pagos de impuestos adicionales.

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